Ključna razlika – Glavna knjiga v primerjavi s poskusnim stanjem
Priprava glavne knjige in bilance stanja sta dve glavni dejanji v računovodskem ciklu, ki sta nujni za pripravo zaključnih računovodskih izkazov. Ključna razlika med glavno knjigo in poskusno bilanco je v tem, da je glavna knjiga niz računov, ki vsebujejo podrobne opravljene transakcije, medtem ko je poskusna bilanca izpisek, ki beleži končna stanja glavne knjige.
Kaj je glavna knjiga
Glavna knjiga je glavni niz računov, kjer so zabeležene vse transakcije, izvedene v poslovnem letu. Podatki v glavni knjigi izhajajo iz glavnega dnevnika, ki je začetna knjiga za vpis prometa. Glavna knjiga vsebuje vse debetne in kreditne vnose transakcij in je ločena z razredi sredstev. (Sredstva, obveznosti, kapital, prihodki in odhodki)
Npr. Posamezni računi sredstev, kot so gotovina, terjatve, predplačila itd., bodo evidentirani pod klasifikacijo sredstev.
Za velika podjetja, kjer se izvaja veliko transakcij, morda ne bo priročno vnesti vseh transakcij v glavno knjigo zaradi velikega obsega. V tem primeru se posamezne transakcije evidentirajo v "pomožnih knjigah", vsote pa se prenesejo na konto v glavni knjigi. Ta račun se imenuje "Nadzorni račun" in tukaj so zabeležene vrste računov, ki imajo običajno visoko stopnjo aktivnosti.
Slika_1: Primer stanja glavne knjige
Kaj je poskusno stanje?
Poskusna bilanca je povzetek delovnega lista, ki vključuje vsa stanja v glavni knjigi v določenem trenutku (običajno ob koncu računovodskega leta) z namenom preverjanja matematične točnosti bilanc v glavni knjigi. Vsa bremenitvena stanja bodo zabeležena v enem stolpcu, vsa dobroimetna stanja pa v drugem.
Poskusna bilanca ponuja vsa končna stanja v enem samem dokumentu na prvi pogled, zato je preprosta za uporabo kot referenčno orodje. Pomaga tudi pri razkritju številnih možnih napak v primeru pojava in pomaga prepoznati vrsto temeljnic, ki jih je treba objaviti, da se ugotovljene napake popravijo.
Glavni nameni in uporaba poskusnega stanja
Za uporabo kot orodje za odločanje za zagotavljanje matematične natančnosti stanja glavne knjige
Če so vse transakcije za obračunsko obdobje natančno zabeležene, mora biti vsota debetnih stanj poskusnega stanja enaka vsoti dobroimetnih stanj.
Za odkrivanje in odpravljanje napak pri beleženju finančnih informacij
Določene vrste napak v glavni knjigi je mogoče ugotoviti s pomočjo poskusne bilance. Oni so,
- Napake delne opustitve (Na kontih se knjiži samo knjižba v breme ali dobroimetje)
- Napake pri prenosu naprej (Končno stanje se nepravilno prenaša naprej)
- Napake pri predvajanju (vsota računa je bolj ali manj zabeležena)
V primeru napake se znesek, ki je povzročil razliko, prenese na "začasni račun", dokler se napaka ne odpravi. Če debetna stran poskusnega stanja presega kreditno stran, se razlika knjiži v dobro prehodnega računa, če pa je dobro stanje večje od debetnega stanja, se razlika knjiži v breme prehodnega računa. Ko so napake identificirane, odpravljene in poskusno stanje sešteto, se prehodni račun zapre, ker stanje ne obstaja več.
Vendar pa naslednji vnosi ne bodo povzročili neskladja v poskusnem stanju.
- Načelne napake (Vnosi so knjiženi na nepravilno vrsto računa)
- Napake popolne opustitve (Vnosi so popolnoma izpuščeni iz kontov)
- Napake provizije (Vnos je objavljen v pravilni vrsti računa, vendar na napačnem računu)
- Napake prvotnega vnosa (Napačen znesek je knjižen na pravilne račune)
- Napake pri kompenzaciji (nepravilni vnosi v dva ali več računov se med seboj izničijo)
- Napake pri popolnem razveljavitvi (Pravilni znesek je knjižen na pravilne račune, vendar so bili bremenitve in dobropisi stornirani)
Kakšna je razlika med glavno knjigo in poskusnim stanjem?
Glavna knjiga in poskusno stanje |
|
| Glavna knjiga je niz kontov, ki beležijo vse transakcije. | Poskusna bilanca je povzetek stanja, ki odraža stanja glavne knjige. |
| Namen | |
| Namen je beleženje končnih vnosov transakcij. | Namen je preveriti matematično točnost stanja glavne knjige. |
| Klasifikacija računa | |
| To se naredi glede na razred računov | Ni klasifikacije računov. |
| Časovno obdobje | |
| Ta beleži transakcije med obračunskim letom. | To se pripravi na zadnji dan obračunskega leta. |
Povzetek – Glavna knjiga proti poskusnemu stanju
Medtem ko je bil postopek računovodenja včasih zelo zamuden in drag, ga je zdaj mogoče izvesti z manj časa in truda z uporabo avtomatske računovodske programske opreme. Pomembno je natančno razumeti razliko med glavno knjigo in poskusno bilanco, saj oba predstavljata pomembne korake pri pripravi računovodskih izkazov ob koncu leta. V primeru odstopanj med debetnimi in kreditnimi stanji jih je treba raziskati in vknjižiti popravne vnose, preden nadaljujete s pripravo računovodskih izkazov.
