Izvršni pomočnik proti osebnemu pomočniku
Osebni asistent, ki ga nekateri imenujejo tudi sekretar (ne državni sekretar), je usposobljena oseba, ki olajša življenje svojim šefom tako, da organizira njihov urnik, razporeja njihove sestanke, upravlja njihove datoteke in rezervira ali odpove njihove sestanke da svojim šefom omogočijo delo brez stresa in kar najbolj produktivno. Obstaja še en izraz, imenovan izvršni pomočnik, ki je danes bolj priljubljen in pogosteje uporabljen. Mnogi ljudje zamenjujejo ta dva naziva in ne morejo razlikovati med izvršnim asistentom in osebnim asistentom. Ta članek poskuša poudariti razlike, da bi lahko oseba izbrala eno od dveh služb kot svojo poklicno možnost.
Čeprav obstaja nekaj prekrivanja med dvema profiloma delovnih mest, so izvršni pomočniki (EA) veliko bolj profesionalni in imajo vodstvene in operativne sposobnosti, ki so daleč pred osebnimi asistenti. Izvršni pomočniki običajno delajo za vodstvene delavce na visoki ravni, kot sta MD ali CEO. Od izvršnih pomočnikov se pričakuje, da bodo imeli visoke sposobnosti reševanja problemov in sposobnosti odločanja. Najeti so, da pomagajo izvršnemu direktorju pri doseganju njegovih ciljev. Kljub priponi pomočnik je običajno videti, da EA-ji sami upravljajo projekte in imajo celo osebnega pomočnika zanje. Sčasoma so izvršni pomočniki postali zelo pomemben del organizacije in močni v družbeni hierarhiji v podjetju. Ti pomočniki nimajo določenega delovnega časa in jih v pisarni opazijo ob neparnih urah.
An EA lahko nekaj časa vodi predstavo v odsotnosti šefa. Čeprav mora predvsem organizirati poklicno (in pogosto tudi njegovo osebno) življenje svojega šefa, mora skrbeti tudi za poslovne zadeve in potrebe ter imeti visoko stopnjo informacijske pismenosti. Zahteva tudi vrhunske veščine reševanja problemov in odpravljanja težav. Morda boste presenečeni, ko veste, da so nekateri EA-ji na najvišji ravni v industriji danes z diplomo MBA. Praviloma imajo ti asistenti diplomo BBA.
Osebni asistenti so bolj organizatorji; vodenje urnika šefa in skrb za datoteke na njegovi mizi. Njegove sestanke tudi načrtujejo tako, da izvršni direktor ves dan teče brez težav in ga ne vidijo zapravljati svojega dragocenega časa z iskanjem datotek ali urejanjem svojih sestankov. Priljubljeni ljudje, poleg vodstvenih delavcev, potrebujejo storitev osebnih asistentov, da lahko delajo brez stresa, medtem ko njihov osebni asistent obravnava vsa vprašanja in vprašanja medijev in oboževalcev. To vključuje pregledovanje dohodnih klicev, ravnanje s sporočili za javnost, pogovore z mediji, ravnanje z oboževalci, vodenje potovalnih aranžmajev in tako naprej.
Kakšna je razlika med izvršnim pomočnikom in osebnim asistentom?
• Executive Assistant (EA) je sodobna različica osebnega asistenta.
• EA je potreben za vodstvene delavce na najvišji ravni, kot so generalni direktorji in operativni direktorji, medtem ko imajo lahko osebne pomočnike celo znane osebnosti, avtorji in športniki.
• EA potrebuje diplomo BBA, nekateri pa celo MBA, medtem ko osebni pomočniki ne potrebujejo tako visokih strokovnih diplom.
• EA nimajo službe od 9 do 5 in jih je mogoče videti delati do poznih ur, medtem ko imajo osebni pomočniki določeno pisarniško dolžnost.
• EA-ji imajo veliko boljše IT znanje in veščine reševanja problemov kot osebni pomočniki.
