Dnevni red v primerjavi z minutami
Dnevni red in zapisnik sta dve najpomembnejši sestavini sestanka. Oseba, ki organizira srečanje, ima veliko stvari v mislih, kot so razpored, čas, kraj, gostje, načrt srečanja itd. Zato se je treba zavedati razlik med dnevnim redom in zapisnikom.
Dnevni red
Agenda je beseda, ki se uporablja za opis urnika ali programa sestanka. To je seznam stvari, ki jih je treba opraviti ali o katerih se je treba pogovoriti med sestankom. Vsak uradni sestanek, ki je organiziran, zahteva pripravo dnevnega reda. Obstaja zaporedje, v katerem se točke obravnavajo in razpravljajo na sestanku, dnevni red seje pa to zaporedje jasno omenja. Ta dnevni red se razdeli med goste veliko preden dejansko prispejo na kraj srečanja, da se lahko seznanijo s temami, o katerih se bo razpravljalo na srečanju. Drugi cilj dnevnega reda je zagotoviti, da se udeleženci ustrezno pripravijo in ne bodo ujeti nepričakovani.
Minute
Zapisnik je izraz, ki se uporablja za sklicevanje na uradni zapis postopka med formalnim sestankom. Ti zapisniki služijo kot zapis o tem, kaj se je zgodilo med sestankom, in tudi kot opomni ljudi čez nekaj časa, če pozabijo. Ta zapisnik je koristen tudi za vse tiste, ki se seje ne morejo udeležiti, saj se seznanijo z vsem, kar se je na seji dogajalo. Zapisnik vsebuje naziv kraja, datum in uro seje ter seznam vseh, ki so se seje udeležili. Ti zapisniki vsebujejo tudi ime osebe, ki te zapisnike vzame.
Kakšna je razlika med dnevnim redom in zapisnikom?
• Dnevni red je urnik sestanka in pove zaporedje dogodkov med sestankom, da se lahko gostje pripravijo vnaprej.
• Zapisnik se nanaša na uradni zapisnik uradnega sestanka. Minute so pomembne za opomin, kaj se je zgodilo med sestankom na prihodnji datum, če ljudje pozabijo.
