Ključna razlika – tajnica proti receptorju
Tajnik in receptor sta dve pomembni delovni mesti v vsaki organizaciji, med katerima je mogoče poudariti nekatere razlike. Ti dve delovni mesti imata različni vlogi, funkciji in dolžnostih, ki jih morata opravljati v nasprotju s splošnim zmotnim prepričanjem, da gre za eno in isto službo. Medtem ko je tajnica bolj osebni asistent ali administrativni pomočnik, je receptor prva oseba, s katero se človek sreča, ko vstopi v organizacijo. Poglejmo razliko med funkcijama tajnice in receptorja.
Kdo je tajnik?
V skladu z Oxfordskim angleškim slovarjem je tajnik upravni uradnik v organizaciji, ki je zaposlen za tipkanje pisem, vodenje evidenc itd. Funkcije tajnika se razlikujejo glede na velikost organizacije. Medtem ko bo v majhnem podjetju morda morala opravljati dvojne naloge receptorke in tajnice, je v velikih organizacijah oseba, ki organizira urnik svojega šefa, sprejema in odgovarja na vso pošto, naroča zaloge, načrtuje sestanke s svojim šefom, tipka pomembna pisma in tako naprej.
Tajnica mora imeti srednjo šolo ali enakovredno diplomo in mora znati hitro tipkati. Številna podjetja raje zaposlujejo osebe z dodatnim potrdilom o tajniških sposobnostih. Zdaj pa preidimo na razumevanje vlog receptorja, da bomo dobili jasno predstavo o razlikah med njima.
Kdo je receptor?
Receptor mora običajno pozdraviti ljudi na recepciji in jih usmeriti do različnih oddelkov, odvisno od njihovih potreb. Je tudi oseba, ki mora spremljati dohodne klice in odgovarjati na vprašanja ter poslušati pritožbe. Ljudje, ki želijo spoznati pomembno osebo v organizaciji, se morajo srečati s to osebo, da dobijo datum in uro sestanka.
Ko pokličete katero koli podjetje, običajno slišite glas receptorja. Receptor mora skrbeti za vse obiskovalce in mora imeti prijeten značaj, pripravljen pomagati in sladek glas, da nanje naredi vtis. Imeti mora telefonski bonton, tako da lahko čim bolj učinkovito odgovori na vsa poslovna vprašanja in naključne poizvedbe spremeni v prave stranke.
Jasno je torej, da obstajajo velike razlike v vlogah, odgovornostih in funkcijah tajnice in receptorja.
Kakšna je razlika med tajnico in receptorjem?
Definicije tajnice in receptorja:
Tajnik: upravni uradnik v organizaciji, ki je zaposlen za tipkanje pisem, vodenje evidenc itd.
Receptor: Oseba, ki pozdravi in obravnava obiskovalce v pisarni.
Lastnosti tajnice in receptorke:
Dolžnosti:
Tajnica: Tajnica organizira urnik svojega šefa, sprejema in odgovarja na vso pošto, naroča zaloge, načrtuje sestanke s svojim šefom, tipka pomembna pisma itd.
Receptor: Receptor pozdravi ljudi na recepciji in jih usmeri do različnih oddelkov glede na njihove zahteve. Prav tako mora spremljati dohodne klice in odgovarjati na vprašanja ter poslušati pritožbe.
Zahteve:
Tajnica: potrebno je potrdilo o tajniških spretnostih.
Receptor: Posebna spretnost ni potrebna; vendar mora imeti posameznik prijetno osebnost, pripravljen pomagati in prijazen glas. Prav tako mora biti učinkovita pri svojem delu.
